El correo electrónico

 Un correo electrónico formal es aquel que necesitamos escribir para un asunto de importancia, como solicitar un empleo, comunicarnos con una institución, hacer negocios o expresar una información de un modo respetuoso y oficial, no coloquial.

Al igual que en otro tipo de escritos, los correos formales siguen un protocolo y respetan cierta normativa respecto al uso del idioma, por lo que a la hora de escribirlos es importante tomar en cuenta aspectos básicos como los siguientes:

• Emplea una cuenta de correo profesional. Usa una cuenta cuya dirección tenga que ver con tu nombre y apellido, y no algo repleto de números, signos y referencias ajenas, que sea difícil de transcribir o que resulte infantil.

• No utilices expresiones coloquiales. Ni groserías, ni emoticonos, colores o gifs. Una comunicación formal es muy distinta de lo que normalmente harías en redes sociales o en tu servicio de mensajería personal. Tampoco uses firmas con imágenes o animaciones.

• Utiliza un lenguaje pulido. Redacta con cuidado y usa un lenguaje adecuado, que el otro pueda comprender fácilmente. No uses expresiones propias, ni giros coloquiales. Apuesta por algo culto y sencillo.

• Ve al grano lo más posible. Evita la información innecesaria. Un correo formal no es una carta a un amigo, sino una comunicación que tiende a lo profesional. Respeta el tiempo de quien te lee del otro lado de la pantalla.

• Sé cortés y sigue el protocolo. Emplea fórmulas de cortesía y dirígete a la otra persona de manera formal, sin confianzas.

• Revisa siempre la ortografía y la gramática. Lee el texto en voz alta al menos una vez antes de enviarlo, para reducir el margen de errores.

Fuente: https://www.ejemplos.co/como-escribir-un-correo-formal/#ixzz8FfzZjJVI

1. Estructura de un correo electrónico

El orden es importante para todo y, por supuesto, también para redactar un correo electrónico, especialmente si es formal. Por este motivo, te voy a dar una estructura adecuada y solo tienes que escoger una de las opciones que te enseño en cada apartado en función de si necesitas escribir un correo electrónico formal o informal.

1. Destinatario. Es la persona o institución a la que dirigimos el correo. En caso de haber más de una dirección, conviene usar el campo CCO (copia oculta) en vez de “para”, de modo de no revelarle a quienes reciban el correo las direcciones de los demás. Además, no luce bien enviar un mail colectivo si esperamos contar con una respuesta personalizada. Lo mejor es enviar un correo individual a cada destinatario.

2. Asunto. Es el tema del mail, la razón del envío. En este caso, debemos ser breves, concretos y completos, esto es, debemos decir en una frase qué queremos. Si nuestro correo es sobre una solicitud específica, deberíamos colocar en el asunto “solicitud de xxx”. Si es para buscar empleo o un cupo de estudios, conviene algo como “aplicación al cargo de xxx” o “aplicación al programa de xxx”. Si deseamos entregar un documento, apostemos simplemente por la descripción del documento en cuestión: “informe de ventas” o “presentación para mañana”.

3. Encabezado

Salutación o saludo. Todo correo comienza con una línea para decir a quién va dirigido el correo. Se suele utilizar la frase “estimado” o “respetado” y el nombre de a quién o quiénes nos dirigimos. Por ejemplo: “Estimado profesor Montoya” o “Respetados miembros del jurado”, o “Estimado Enrique Zuloaga”. Esta línea debe ir en solitario al inicio del correo.

Para empezar a escribir un correo electrónico puedes usar una de las estructuras siguientes:

Formal

• Estimado/a Sr. / Sra. + apellido:

• Estimados Sres.: (si nos dirigimos a una Compañía en general y no a nadie en concreto)

• Estimado/a D. / Dña. (abreviatura de Don / Doña) + nombre:

Informal

• Querido/a + nombre:

• Hola, + nombre: (esta estructura se puede usar perfectamente para un correo formal también)

• ¡Hola, + nombre!:

Nota

No te recomiendo el uso de [Buenos días/Buenas tardes/Buenas noches, + nombre], ya que desconocemos cuándo el receptor va a leer el correo electrónico.

Fíjate bien en las comas (,) y en los dos puntos (:) de las estructuras anteriores. Son necesarios.

4. Cuerpo del correo

Contenido. Iniciando una línea por debajo del saludo, este es el segmento en el que decimos qué es lo que queremos o de qué va nuestro correo. Conviene usar un tono distante pero amable, con oraciones cortas y al grano, formando párrafos cortos, en cada uno de los cuales se aborda un asunto específico. Podemos usar frases como “tengo el agrado de dirigirme a Ud.” o “le escribo en esta oportunidad para”. Además, si enviamos documentos adjuntos, conviene mencionarlo en este apartado.

El cuerpo del correo electrónico es la parte en la que expresamos el motivo que queremos comunicar al receptor. Puedes comenzar así:

Formal

• Me pongo en contacto con usted-es/contigo/con vosotros para/porque…

• El motivo de esta comunicación es…

• Le/Te escribo porque/para…

Informal

• Te/Os escribo porque/para…

Nota

Es posible escribir un correo formal sin necesidad de tratar al receptor de “usted/es” y, consecuentemente, sin usar los pronombres “le/les”. Por este motivo, esta estructura [Te/Os escribo] puedes usarla para correos más formales. Hablaremos de usted o de tú dependiendo de la confianza o similitud funcional del receptor del mensaje con respecto a nosotros.

Tras estas estructuras añadimos el motivo por el que queremos comunicarnos con el receptor de nuestro mail. Mira el ejemplo:

“Estimado Antonio:

Te escribo porque estoy interesado en comprarme un coche y necesito tu asesoramiento.

Busco un coche pequeño pero confortable…”

5. Cierre del cuerpo del correo

Cierre. Forma parte también de los protocolos formales del correo, y tiende a ser una frase solitaria al término del correo, dejando un espacio en blanco cuando finaliza el contenido. Suele tratarse de una frase de cortesía con la que invitamos al lector a dar respuesta, tal como “Atentamente”, “Sin otro particular al cual hacer referencia”, “Agradecido/a por su atención” o “Esperando su pronta respuesta”.

Tras exponer el motivo de nuestro correo podemos incluir alguna de las estructuras siguientes, si proceden (no siempre será necesario):

Formal e informal

• Si necesita/as alguna aclaración, no dude/s en ponerse/te en contacto conmigo (más formal)

• Escríbeme si necesitas saber algo más (formal e informal)

• Por favor, confírmeme/confírmame la recepción de este correo (más formal)

• Por favor, confírmeme/confírmame que ha/s recibido este correo (formal e informal)

• Muchas gracias por su/tu/vuestra atención (más formal)

• Gracias de antemano (más formal)

• Gracias (formal e informal)

• ¡Gracias! (informal)

• Quedo a la espera de su/tu/vuestra respuesta (más formal)

• Espero su/tu/vuestra respuesta (formal e informal)

6. Despedida

Para terminar el correo, nos despedimos usando diferentes fórmulas que puedes ver a continuación:

Formal

• Atentamente,

• Cordialmente,

• Un cordial saludo,

Formal e informal

• Saludos,

• Gracias y saludos,

• Un abrazo, (solo si conocemos a la persona y hemos tenido algún trato con él)

• Un saludo,

Informal

• Besos,

• ¡Nos vemos pronto!

Fíjate en el uso de la coma (,) en estos casos.

¡Y no olvides acabar tu correo electrónico escribiendo tu nombre!

Formal

• Nombre + Apellido

Informal

• Nombre

Como te he dicho al principio, es importante que no mezcles las estructuras formales con las informales de cada apartado: si estás escribiendo un mail formal, debes elegir una estructura formal de cada apartado. Igual ocurre si estás escribiendo un mail informal: no mezcles estructuras informales con formales.

7. Firma. La firma es lo último que va en el cuerpo del mail, e incluye nuestro nombre completo, o en caso de que el correo forme parte de una seguidilla o un intercambio, nuestras iniciales. En algunos casos, la firma puede ir acompañada de nuestro número de documento o la descripción de nuestro cargo, por ejemplo: “Miguel Yepez” y abajo: “Coordinador de ventas”, y enseguida nuestro número de teléfono por si el lector desea establecer otro tipo de comunicación.

8. Archivos adjuntos. Siempre debemos adjuntar lo que anunciamos en el cuerpo del correo, por lo que conviene antes de enviar el correo revisar que lo hayamos adjuntado y que sea, en efecto, el archivo indicado.

Terminamos este tema con dos pequeños ejemplos de mail formal y de mail informal:

2. Ejemplo de correo electrónico formal

Estimado Sr. Martín:

Me pongo en contacto con usted para expresarle mi agradecimiento por el buen servicio que he recibido por parte de su empresa. En todo momento me han atendido perfectamente y se han preocupado de mi completa satisfacción. Sin duda, recomendaré sus servicios a mis familiares y amigos.

Tengo una duda: me gustaría repetir la experiencia con ustedes el próximo invierno. ¿Puedo llevar a mi perro?

Quedo a la espera de su respuesta.

Gracias otra vez y saludos cordiales,

Andrés Jiménez.

3. Ejemplo de correo electrónico informal

¡Hola, Laura!

Te escribo porque tengo una noticia muy importante: ¡este verano viajaré a tu ciudad! Estoy muy emocionada: ¡por fin podemos vernos después de tanto tiempo!

Tengo muchos planes para las dos y me encantaría comer en el restaurante de tu familia, visitar las ciudades cercanas e ir a la playa. ¡Será un verano inolvidable, estoy segura!

Te escribiré la próxima semana para decirte qué día llego exactamente. ¡Tengo muchísimas ganas de verte, Laura!

¡Nos vemos pronto!

Pilar.